Jak odwołać zarządcę wspólnoty mieszkaniowej — procedura krok po kroku

Cztery tryby, cztery drogi wyjścia

Zanim ktokolwiek napisze projekt uchwały, trzeba sięgnąć do dwóch dokumentów: aktu notarialnego ustanawiającego odrębną własność pierwszego lokalu oraz protokołów zebrań wspólnoty. W nich znajduje się odpowiedź na pytanie, w jakim trybie zarząd sprawuje swoją funkcję.

Zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą być w każdej chwili na mocy uchwały właścicieli lokali zawieszeni w czynnościach lub odwołani.

Sformułowanie „w każdej chwili” ma znaczenie praktyczne: przepisy nie uzależniają odwołania od wykazania winy, straty ani od upływu kadencji. Uchwała nie musi zawierać uzasadnienia. Nie znaczy to jednak, że treść uzasadnienia jest obojętna — sformułowania naruszające dobra osobiste odwoływanej osoby bywają samodzielną podstawą sporu.

Procedura — siedem kroków

1. Ustal podstawę prawną zarządu Akt notarialny wyodrębnienia pierwszego lokalu, umowa o określeniu sposobu zarządu, protokoły zebrań. Jeżeli w akcie znajduje się postanowienie powierzające zarząd konkretnemu podmiotowi — droga prowadzi przez notariusza.
2. Skorzystaj z prawa kontroli Każdy właściciel ma prawo kontroli działalności zarządu (art. 29 ust. 3 u.w.l.). Zażądaj na piśmie wglądu w umowy, faktury, wyciągi z rachunku wspólnoty i rozliczenie funduszu remontowego. Odmowa udostępnienia dokumentacji jest sama w sobie argumentem na zebraniu.
3. Doprowadź do zwołania zebrania Zebranie roczne zarząd zwołuje najpóźniej w pierwszym kwartale każdego roku. Jeżeli tego nie zrobi — zebranie może zwołać każdy z właścicieli. Właściciele dysponujący co najmniej 1/10 udziałów mogą żądać zwołania zebrania w każdym czasie. Zawiadomienie na piśmie, minimum tydzień wcześniej, z porządkiem obrad.
4. Przygotuj komplet projektów uchwał Sama uchwała o odwołaniu tworzy próżnię. Potrzebne są co najmniej trzy: o odwołaniu dotychczasowego zarządu, o wyborze nowego, oraz o udzieleniu nowemu zarządowi pełnomocnictwa do wypowiedzenia umowy i protokolarnego odbioru dokumentacji.
5. Przeprowadź głosowanie w prawidłowym trybie Uchwały zapadają na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd albo w trybie mieszanym. Liczy się większość udziałów wszystkich właścicieli, a nie tylko obecnych na zebraniu — to najczęstsze źródło unieważnień.
6. Zawiadom i wypowiedz umowę O treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów zarząd powiadamia każdego właściciela na piśmie. Wypowiedzenie umowy o administrowanie składa nowy zarząd, zachowując umowny okres wypowiedzenia.
7. Przejmij dokumentację i środki Protokolarne przekazanie: dokumentacja techniczna budynku, książka obiektu budowlanego, umowy z dostawcami mediów, rozliczenia zaliczek, ewidencja pozaksięgowa kosztów. Równolegle — zmiana dyspozycji do rachunku bankowego wspólnoty i aktualizacja danych w urzędzie skarbowym.

Terminy, które przesądzają o skuteczności

Terminy wynikają z ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Sześciotygodniowy termin biegnie od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Zestawienie ma charakter informacyjny; bieg terminów w konkretnej sprawie wymaga indywidualnego ustalenia.

Termin sześciu tygodni z art. 25 u.w.l. jest terminem zawitym — jego upływ zamyka drogę do podważenia uchwały, także wadliwej proceduralnie. Działa w obie strony: chroni nową uchwałę o odwołaniu zarządu, ale równie skutecznie utrwala uchwałę, którą przegłosował deweloper.

Wniesienie powództwa nie wstrzymuje wykonania zaskarżonej uchwały. Sąd może jednak, na wniosek, wstrzymać jej wykonanie do czasu zakończenia sprawy — o co należy zawnioskować w pozwie, a nie po jego złożeniu.

Gdy większość udziałów należy do jednego podmiotu

Typowa sytuacja w nowym budownictwie: deweloper zachowuje niesprzedane lokale i garaże, dysponuje ponad połową udziałów, a zarząd powierzono w akcie notarialnym spółce z jego grupy. Głosowanie udziałami nie da wtedy żadnego rezultatu.

• Żądanie zmiany sposobu głosowania. Gdy większość udziałów należy do jednego właściciela, właściciele mający łącznie co najmniej 1/5 udziałów mogą zażądać głosowania według zasady „jeden właściciel — jeden głos” (art. 23 ust. 2a u.w.l.).
• Ta sama reguła działa, gdy suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa jedności — częsty skutek błędów w aktach notarialnych.
• Zarządca przymusowy. Jeżeli zarząd nie wypełnia obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy właściciel może wystąpić do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego. Sąd określa zakres jego uprawnień i wynagrodzenie.
• Zaskarżenie uchwały. Podstawą jest nie tylko niezgodność z prawem lub umową, lecz także naruszenie zasad prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną albo naruszenie interesu właściciela w inny sposób.
• Obowiązkowe OC. Zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej (art. 186 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Brak polisy warto ustalić przed zebraniem.

Liczenie większości od obecnych na zebraniu. Ustawa wymaga większości udziałów wszystkich właścicieli lokali. Uchwała „jednogłośnie przez obecnych” przy frekwencji 30% udziałów nie została podjęta.

Odwołanie zarządu powierzonego zwykłą uchwałą. Bez protokołu notarialnego zmiana sposobu zarządu nie wywołuje skutku. Nowy zarząd nie zostanie ujawniony wobec banku ani dostawców mediów.

Odwołanie bez wyboru następcy. Wspólnota bez zarządu nie może reprezentować się na zewnątrz. Prowadzi to wprost do wniosku o zarządcę przymusowego — składanego zwykle przez tego, kogo odwołano.

Zaniechanie protokolarnego przejęcia dokumentacji. Odtworzenie ewidencji pozaksięgowej i rozliczeń zaliczek po kilku latach bywa kosztowniejsze niż spór o samo odwołanie.

O zasadach rozliczania kosztów zarządu nieruchomością wspólną i zaskarżaniu uchwał finansowych piszę w dziale obsługi prawnej wspólnot mieszkaniowych.

Najczęstsze pytania