Jak odwołać zarządcę wspólnoty mieszkaniowej — procedura krok po kroku
Większość nieudanych prób zmiany zarządcy przegrywa się na początku — przy ustaleniu, kogo właściwie trzeba odwołać. Zarząd wybrany uchwałą odwołuje się jednym zdaniem na zebraniu. Zarząd powierzony deweloperowi w akcie notarialnym wymaga uchwały zaprotokołowanej przez notariusza. Administrator działający na umowie nie jest ani jednym, ani drugim. Trzy różne tryby, trzy różne dokumenty.
Zarząd to organ wspólnoty — osoby fizyczne wybrane uchwałą właścicieli (art. 20 ustawy o własności lokali). Zarządca to podmiot, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w późniejszej umowie w formie aktu notarialnego (art. 18 ust. 1 u.w.l.).
Administrator to z kolei firma, z którą wspólnota podpisała umowę o administrowanie. Nie zastępuje zarządu — wykonuje jego polecenia. Jego „odwołanie” to w istocie wypowiedzenie umowy.
W skrócie
- Zarząd wybrany uchwałą może zostać w każdej chwili zawieszony w czynnościach albo odwołany uchwałą właścicieli (art. 20 ust. 2 u.w.l.). Nie trzeba wskazywać przyczyny.
- Zarząd powierzony w akcie notarialnym — zmiana sposobu zarządu wymaga uchwały zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 2a u.w.l.).
- Uchwały zapadają większością głosów liczoną według wielkości udziałów, chyba że umowa lub uchwała wprowadza zasadę „jeden właściciel — jeden głos” (art. 23 ust. 2 u.w.l.).
- Właściciele mający 1/5 udziałów mogą żądać głosowania według zasady „jeden właściciel — jeden głos”, gdy większość udziałów należy do jednego podmiotu (art. 23 ust. 2a u.w.l.).
- Zebranie zwołuje zarząd; na wniosek właścicieli dysponujących co najmniej 1/10 udziałów musi je zwołać (art. 31 u.w.l.). Zawiadomienie — na piśmie, najpóźniej na tydzień przed terminem.
- Uchwałę można zaskarżyć w terminie 6 tygodni (art. 25 u.w.l.). Zaskarżenie nie wstrzymuje jej wykonania, chyba że sąd postanowi inaczej.
- Zarządca przymusowy — gdy zarząd nie został powołany, nie wypełnia obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy właściciel może żądać jego ustanowienia przez sąd (art. 26 u.w.l.).
Cztery tryby, cztery drogi wyjścia
Zanim ktokolwiek napisze projekt uchwały, trzeba sięgnąć do dwóch dokumentów: aktu notarialnego ustanawiającego odrębną własność pierwszego lokalu oraz protokołów zebrań wspólnoty. W nich znajduje się odpowiedź na pytanie, w jakim trybie zarząd sprawuje swoją funkcję.
| Podstawa sprawowania zarządu | Jak zakończyć | Forma i większość |
|---|---|---|
| Zarząd wybrany uchwałą (art. 20 u.w.l.) |
Uchwała o odwołaniu lub zawieszeniu w czynnościach — w każdym czasie. | Zwykła forma pisemna. Większość udziałów, o ile nie przyjęto zasady „jeden głos na właściciela”. |
| Zarząd powierzony (art. 18 ust. 1 u.w.l.) |
Uchwała o zmianie sposobu zarządu nieruchomością wspólną. | Uchwała zaprotokołowana przez notariusza (art. 18 ust. 2a). Większość udziałów. |
| Administrator na umowie | Uchwała wyrażająca zgodę na wypowiedzenie umowy + wypowiedzenie złożone przez zarząd. | Zwykła forma pisemna. Czynność przekraczająca zwykły zarząd (art. 22 ust. 2 u.w.l.). |
| Mała wspólnota (do 3 lokali) |
Zgoda wszystkich współwłaścicieli; w razie sporu — rozstrzygnięcie sądu. | Przepisy Kodeksu cywilnego o współwłasności (art. 19 u.w.l.). |
| Zarządca przymusowy (art. 26 u.w.l.) |
Odwołuje go sąd, gdy ustaną przyczyny jego powołania. | Postępowanie sądowe. Uchwała właścicieli nie wystarczy. |
Zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą być w każdej chwili na mocy uchwały właścicieli lokali zawieszeni w czynnościach lub odwołani.
Sformułowanie „w każdej chwili” ma znaczenie praktyczne: przepisy nie uzależniają odwołania od wykazania winy, straty ani od upływu kadencji. Uchwała nie musi zawierać uzasadnienia. Nie znaczy to jednak, że treść uzasadnienia jest obojętna — sformułowania naruszające dobra osobiste odwoływanej osoby bywają samodzielną podstawą sporu.
Procedura — siedem kroków
- Ustal podstawę prawną zarządu Akt notarialny wyodrębnienia pierwszego lokalu, umowa o określeniu sposobu zarządu, protokoły zebrań. Jeżeli w akcie znajduje się postanowienie powierzające zarząd konkretnemu podmiotowi — droga prowadzi przez notariusza.
- Skorzystaj z prawa kontroli Każdy właściciel ma prawo kontroli działalności zarządu (art. 29 ust. 3 u.w.l.). Zażądaj na piśmie wglądu w umowy, faktury, wyciągi z rachunku wspólnoty i rozliczenie funduszu remontowego. Odmowa udostępnienia dokumentacji jest sama w sobie argumentem na zebraniu.
- Doprowadź do zwołania zebrania Zebranie roczne zarząd zwołuje najpóźniej w pierwszym kwartale każdego roku. Jeżeli tego nie zrobi — zebranie może zwołać każdy z właścicieli. Właściciele dysponujący co najmniej 1/10 udziałów mogą żądać zwołania zebrania w każdym czasie. Zawiadomienie na piśmie, minimum tydzień wcześniej, z porządkiem obrad.
- Przygotuj komplet projektów uchwał Sama uchwała o odwołaniu tworzy próżnię. Potrzebne są co najmniej trzy: o odwołaniu dotychczasowego zarządu, o wyborze nowego, oraz o udzieleniu nowemu zarządowi pełnomocnictwa do wypowiedzenia umowy i protokolarnego odbioru dokumentacji.
- Przeprowadź głosowanie w prawidłowym trybie Uchwały zapadają na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd albo w trybie mieszanym. Liczy się większość udziałów wszystkich właścicieli, a nie tylko obecnych na zebraniu — to najczęstsze źródło unieważnień.
- Zawiadom i wypowiedz umowę O treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów zarząd powiadamia każdego właściciela na piśmie. Wypowiedzenie umowy o administrowanie składa nowy zarząd, zachowując umowny okres wypowiedzenia.
- Przejmij dokumentację i środki Protokolarne przekazanie: dokumentacja techniczna budynku, książka obiektu budowlanego, umowy z dostawcami mediów, rozliczenia zaliczek, ewidencja pozaksięgowa kosztów. Równolegle — zmiana dyspozycji do rachunku bankowego wspólnoty i aktualizacja danych w urzędzie skarbowym.
Terminy, które przesądzają o skuteczności
| Zebranie roczne — termin ustawowy | do 31 marca |
| Zawiadomienie o zebraniu przed terminem | min. 7 dni |
| Wniosek o zwołanie zebrania — próg udziałów | 1/10 |
| Żądanie głosowania „jeden właściciel — jeden głos” | 1/5 udziałów |
| Zaskarżenie uchwały do sądu | 6 tygodni |
Terminy wynikają z ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Sześciotygodniowy termin biegnie od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Zestawienie ma charakter informacyjny; bieg terminów w konkretnej sprawie wymaga indywidualnego ustalenia.
Termin sześciu tygodni z art. 25 u.w.l. jest terminem zawitym — jego upływ zamyka drogę do podważenia uchwały, także wadliwej proceduralnie. Działa w obie strony: chroni nową uchwałę o odwołaniu zarządu, ale równie skutecznie utrwala uchwałę, którą przegłosował deweloper.
Wniesienie powództwa nie wstrzymuje wykonania zaskarżonej uchwały. Sąd może jednak, na wniosek, wstrzymać jej wykonanie do czasu zakończenia sprawy — o co należy zawnioskować w pozwie, a nie po jego złożeniu.
Gdy większość udziałów należy do jednego podmiotu
Typowa sytuacja w nowym budownictwie: deweloper zachowuje niesprzedane lokale i garaże, dysponuje ponad połową udziałów, a zarząd powierzono w akcie notarialnym spółce z jego grupy. Głosowanie udziałami nie da wtedy żadnego rezultatu.
- Żądanie zmiany sposobu głosowania. Gdy większość udziałów należy do jednego właściciela, właściciele mający łącznie co najmniej 1/5 udziałów mogą zażądać głosowania według zasady „jeden właściciel — jeden głos” (art. 23 ust. 2a u.w.l.).
- Ta sama reguła działa, gdy suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa jedności — częsty skutek błędów w aktach notarialnych.
- Zarządca przymusowy. Jeżeli zarząd nie wypełnia obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy właściciel może wystąpić do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego. Sąd określa zakres jego uprawnień i wynagrodzenie.
- Zaskarżenie uchwały. Podstawą jest nie tylko niezgodność z prawem lub umową, lecz także naruszenie zasad prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną albo naruszenie interesu właściciela w inny sposób.
- Obowiązkowe OC. Zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej (art. 186 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Brak polisy warto ustalić przed zebraniem.
Liczenie większości od obecnych na zebraniu. Ustawa wymaga większości udziałów wszystkich właścicieli lokali. Uchwała „jednogłośnie przez obecnych” przy frekwencji 30% udziałów nie została podjęta.
Odwołanie zarządu powierzonego zwykłą uchwałą. Bez protokołu notarialnego zmiana sposobu zarządu nie wywołuje skutku. Nowy zarząd nie zostanie ujawniony wobec banku ani dostawców mediów.
Odwołanie bez wyboru następcy. Wspólnota bez zarządu nie może reprezentować się na zewnątrz. Prowadzi to wprost do wniosku o zarządcę przymusowego — składanego zwykle przez tego, kogo odwołano.
Zaniechanie protokolarnego przejęcia dokumentacji. Odtworzenie ewidencji pozaksięgowej i rozliczeń zaliczek po kilku latach bywa kosztowniejsze niż spór o samo odwołanie.
O zasadach rozliczania kosztów zarządu nieruchomością wspólną i zaskarżaniu uchwał finansowych piszę w dziale obsługi prawnej wspólnot mieszkaniowych.
Najczęstsze pytania
Czy do odwołania zarządu potrzebna jest jego zgoda?
Nie. Zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą być odwołani albo zawieszeni w czynnościach w każdej chwili na mocy uchwały właścicieli lokali. Zgoda odwoływanej osoby nie jest przesłanką skuteczności uchwały.
Czy w uchwale trzeba podać przyczynę odwołania?
Przepisy ustawy o własności lokali nie wymagają wskazania przyczyny. Warto jednak pamiętać, że uzasadnienie zawierające zarzuty wobec konkretnej osoby może być oceniane odrębnie — w kategoriach naruszenia dóbr osobistych.
Jak odwołać zarządcę wpisanego do aktu notarialnego przez dewelopera?
Przez uchwałę o zmianie ustalonego sposobu zarządu nieruchomością wspólną, zaprotokołowaną przez notariusza (art. 18 ust. 2a u.w.l.). Notariusz sporządza protokół z zebrania lub protokołuje uchwałę podjętą w trybie indywidualnego zbierania głosów. Wynagrodzenie notariusza ustala się według rozporządzenia o maksymalnych stawkach taksy notarialnej.
Jaka większość jest potrzebna?
Co do zasady większość głosów właścicieli lokali liczona według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej. Umowa właścicieli lub uchwała podjęta w tym trybie może wprowadzić w określonej sprawie zasadę, że na każdego właściciela przypada jeden głos.
Co zrobić, gdy zarządca nie chce wydać dokumentacji?
Podstawą jest wezwanie do protokolarnego wydania dokumentacji z wyznaczeniem terminu, a następnie powództwo o jej wydanie. Równolegle warto zabezpieczyć dostęp do rachunku bankowego wspólnoty oraz odtworzyć dokumentację techniczną budynku u zarządcy poprzedniego lub w archiwum organu nadzoru budowlanego.
Czy zaskarżenie uchwały wstrzymuje jej wykonanie?
Nie. Zaskarżona uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie do czasu zakończenia sprawy. Wniosek w tym przedmiocie należy zawrzeć w pozwie.
Kto może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego?
Każdy właściciel lokalu — jeżeli zarząd nie został powołany albo pomimo powołania nie wypełnia swoich obowiązków lub narusza zasady prawidłowej gospodarki. Sąd określa zakres uprawnień zarządcy i należne mu wynagrodzenie oraz odwołuje go, gdy ustaną przyczyny powołania.
Czy w małej wspólnocie obowiązują te same zasady?
Nie. Jeżeli lokali jest nie więcej niż trzy, do zarządu nieruchomością wspólną stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności. Zmiana zarządcy jest wówczas czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu — wymaga zgody wszystkich współwłaścicieli, a w razie jej braku rozstrzyga sąd.
Spór o zarząd nieruchomością wspólną
Obsługuję wspólnoty mieszkaniowe oraz właścicieli lokali w sprawach o zmianę zarządu, zaskarżanie uchwał, ustanowienie zarządcy przymusowego i rozliczenia z dotychczasowym zarządcą. Przygotowuję komplety projektów uchwał wraz z protokołem zebrania oraz reprezentuję strony przed sądem. Jeżeli termin sześciu tygodni na zaskarżenie uchwały już biegnie — proszę o kontakt bez zwłoki. Bytom, ul. Gliwicka 23/3, stacjonarnie i online.
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny: 10 lipca 2026 r. Podstawa: ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1048 ze zm.), ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny, ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami.